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该不该给员工发工资条 如何规避风险?
中国化肥网  2017/4/20 11:11:04   来源:三茅人力资源网   【

  我在一家800人左右的私企负责薪酬工作已经有3年了,每次发工资的时候总会有员工过来要工资条,按照公司的惯例,也就老板的意思,我们是不提供工资条的,因为怕给公司带来一些不必要的风险。如果员工一定要,我会手工抄给他。

  现在公司新来了一个HRM,他要求我们每个月要把工资条打印出来发到员工手上,但我认为没必要,因为这一来增加了我的工作量,打印和剪裁还要准确发放太麻烦了,二来,可能会给公司带来一些不必要的隐患。

  请问大家,工资条是不是一定要发给员工?如果一定要发,用哪种形式比较简便?怎样才能规避一些隐藏的风险?

  牛人分享:

  对于工资条这个东西,各家有各家的做法。从网上各行各业人士所“晒”出的形形色色工资条来看,虽然具体项目各有不同,但整体结构大同小异。

  按照《工资支付暂行条例》第六条的规定,用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字,并保存两年以上备查。用人单位在支付工资时应向劳动者提供一份其个人的工资清单。如果单从这条规定看,工资条是要发的。但是就目前情况来看,很多单位并没有挨个给员工发工资条,按照题干中的情况来看,800左右的企业,已经算比较大了,每个人都发一张工资条,估计发薪之日得累得够呛。

  并且,请大家注意《工资支付暂行条例》发布时间,是1994年12月6日,试想,那个时候,怎么会想到其他方式呢。并且,从目前通用的定义来看,工资条是一张清单,分纸质版和电子版两种。所以,从这层意思上来看,工资条不一定要发。

  再回到题干中,公司之所以不发,最开始考虑的不是工作量,而是“怕给公司带来一些不必要的风险”。这有两层解读,第一就是公司做事谨慎,尽量避免产生劳动纠纷;第二就是公司存在不正当行为,怕被当做证据用来针对公司。这一好一坏两个极端,实在是不好妄下判断。

  但是,我们回过头来想,如果公司并无不正当行为,即便发了又如何?!所以,关键并不在于发不发工资条,而在于公司的做法是否合理合法!

  我们再来看下一个点,公司新来的HRM要求发工资条,“但我认为没必要”,因为“我”的考虑是“增加了我的工作量”以及“带来一些不必要的隐患”。首先,你凭什么要“以为”?领导交办的事情,就应该做,至于说合不合理,有没有变通的办法另说。再者,工作量确实增加了,但有没有比较简便的方法呢,有没有试着考虑过。最后,还是那个说法,如果合理合法,担心什么隐患,既然HRM都说要给,那他作为领导难道没有考虑过这些事情吗。

  如果说要发工资条,从我目前接触过的情况来看,基本上有这么几种:第一就是纸质工资条,第二就是电子通知单,第三就是短信平台发送,第四就是自助查询。

  第一种就是最基础的了。鉴于800人左右的单位,是很不建议使用这种方式的,工作量确实会比较大。工作量在于裁剪和签字两个部分。打印在Excel里面设置好表单格式和计算公式,并不是什么大事。如果说,工资条只是给到员工,并不需要签字的话,还是可以考虑考虑的。

  第二种的话,目前比较常用。公司设置好程序,等到发工资的时候,可以一并发出电子工资单。内容和格式可以和纸质单一样。

  第三种类似于银行账号变动提醒,在员工收到工资的时候,通过自己的平台,可以把工资明细直接发给员工手机上。其实方法类似于电子邮件,只不过换了一个形式。

  第四种就是根据员工的需求,利用自己的账号密码,登录内部系统,查询自己的工资总额和明细。这个的出发点在于,并不是所有员工都会对自己的工资产生疑问,事实上,会有疑问的都是极少数。公司通过系统设置,一来实现了告知员工工资总额和明细的义务,二来减少了不必要的繁琐工作。

  按照800人左右的企业来说,我个人认为后三种都是比较实用的。当然,还有其他很多变种形式,比如现在很好用的各种办公app,如果可以实现这一功能,也是可以尝试的。

  最后我想强调三个问题。

  第一,一般来说,不管哪种形式的工资条,都应该体现员工的基本情况,以及收入(基本工资、各种补贴、奖金)、扣款、扣税以及实发工资。为了员工对自己工资有疑问可以及时处理,还可以写上“有问题请找XXX咨询”等说明。

  第二,除了员工签字确认这种员工无法否认外,其他任何形式,只要不是需要回执证明的,都可以存在隐患。我们不能保证每个员工都是老实本身的,一旦出现问题,总有员工会以“没收到工资明细”等理由找茬。所以,在使用某种工资条形式时,尽量做到“不漏水”。比如电子邮件,可以给邮箱设置为“需要已读回执”。

  第三,国家出台工资条例的目的,是为了确保劳动者的合法权益,以及作为劳动关系认定的凭证或者是薪酬劳动纠纷的证据。所以,不管是哪种形式,要确保的不是给到员工何种形式的工资条,而是要确保公司在工资报酬上有理有据,不存在违法乱纪的行为。所以,如何规避一些风险?很简单,合理合法,不违法克扣员工应得工资报酬即可。

(三茅人力资源网)

作者:三茅人力资源网    来源:三茅人力资源网     编辑:jianxi4    讨论:[化肥论坛]
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